Controle de treinamentos: você conseguiria dizer agora quem está com treinamento vencido?
As abas, as colunas e as fórmulas de uma planilha que responde rápido à diretoria e à auditoria.
- Um bom controle de treinamentos responde três perguntas em minutos: quem fez o quê, quem está pendente e o que o investimento entregou.
- A planilha funciona melhor em quatro abas: catálogo, turmas, registro por pessoa e indicadores.
- Quando a manutenção começa a tomar horas por semana, é hora de passar o registro para um LMS.
Toda área de T&D tem uma planilha. O problema é que ela costuma crescer sem desenho: uma aba por ano, nomes escritos de jeitos diferentes, datas digitadas como texto e certificados que ninguém acha. Quando chega a auditoria ou o pedido da diretoria, alguém passa a tarde montando o relatório à mão.
O que resolve o controle de treinamentos é a estrutura. Com as abas e colunas certas, os indicadores saem de uma tabela dinâmica, no Excel ou no Google Planilhas.
As 4 abas da planilha de controle
Catálogo
Um treinamento por linha, com código, tema, carga horária, modalidade, se é obrigatório e a validade.Turmas
Cada oferta do treinamento, com datas, instrutor ou fornecedor, local ou link e custo.Registro
Uma linha por pessoa por turma, com presença, nota, status, conclusão e certificado.Indicadores
Tabelas dinâmicas e gráficos que leem as outras abas. Ninguém digita nada aqui.A regra que segura tudo é a da linha única. Cada pessoa aparece uma vez por turma na aba de registro, identificada pela matrícula, porque nomes mudam e se repetem.
Como montar a planilha de controle de treinamentos em 5 passos
Liste as perguntas que a planilha precisa responder
Anote o que pedem a você: horas por colaborador, situação dos treinamentos obrigatórios, gasto por área, avaliação dos cursos. Cada pergunta vira uma coluna ou um indicador. O que ninguém pergunta não precisa de coluna. Se a área já tem metas de treinamento, comece por elas.
Monte o catálogo e as turmas
No catálogo, dê um código curto a cada treinamento (por exemplo, LID-01). Ele liga as abas e evita erro de digitação. Nas turmas, registre início e fim em formato de data, carga horária em número e custo total.
Dica: use listas suspensas (validação de dados) para modalidade, área e status. Texto livre gera “Online”, “online” e “EAD” para a mesma coisa.
Registre cada participação
Colunas mínimas: matrícula, nome, área, cargo, gestor, código do treinamento, turma, presença ou percentual concluído, nota, status, data de conclusão, validade e link do certificado. Treinamentos com reciclagem periódica, como os de segurança exigidos por normas regulamentadoras (NR-10 e NR-35, por exemplo), precisam da data de vencimento calculada.
Fórmula de exemplo: para uma reciclagem a cada dois anos, a validade é =DATAM(data de conclusão; 24). Uma formatação condicional pinta de âmbar o que vence nos próximos 60 dias.
Calcule os indicadores
Cinco indicadores cobrem a maior parte dos pedidos:
- Taxa de conclusão: concluídos ÷ inscritos.
- Horas por colaborador: total de horas concluídas ÷ número médio de colaboradores no período.
- Investimento por colaborador: custo total ÷ número médio de colaboradores.
- Obrigatórios em dia: pessoas com todos os obrigatórios válidos ÷ pessoas que precisam deles.
- Avaliação de reação: nota média por curso e por turma.
Use sempre o número médio de colaboradores do período, e não o de hoje, para que admissões e desligamentos não distorçam a conta. Separe os resultados por área e por cargo: a média da empresa costuma esconder a área que está atrasada. Para medir comportamento e resultado, use os 4 níveis de Kirkpatrick do guia de ROI de treinamento.
Exemplo ilustrativo: 180 horas concluídas num trimestre, com média de 60 colaboradores, dão 3 horas de treinamento por colaborador no período.
Proteja os dados e combine a rotina
A planilha guarda dados pessoais. Pela LGPD, limite o acesso a quem precisa, evite colunas desnecessárias (com matrícula, o CPF raramente faz falta) e não circule o arquivo por e-mail ou aplicativo de mensagens. Defina quem atualiza, em que dia da semana e onde fica a versão oficial.
Dica: guarde os certificados numa pasta com acesso restrito e coloque na planilha só o link.
Quando trocar a planilha por um LMS
A planilha atende bem enquanto uma pessoa cuida dela e o volume é pequeno. Três sinais mostram que ela ficou pequena:
Monte o seu controle com este modelo
As colunas de cada uma das 4 abas com exemplos preenchidos, as fórmulas dos indicadores e uma rotina de atualização com os cuidados de LGPD.
Seus dados ficam protegidos conforme a LGPD. Você pode cancelar o recebimento quando quiser.